Правила приема телефонных звонков секретарем

Отметим основные правила ведения телефонных переговоров, которых должен придерживаться секретарь

Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно приветствует звонящего еще до того, как последний успел заговорить, а затем назвать свое учреждение, отдел и занимаемую должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Приветствие может идти за представлением. Варианты предложений, произносимых секретарем-референтом при приеме звонков.

« Доброе утро, секретариат Межкомбанка. У телефона - Галина Ивановна»

Доброе утро, говорит секретарь господина Никитина. Чем могу быть вам полезна?" ("Что могу сделать для вас?" или "Я вас слушаю"").

«Добрый день! Компания АВС. Секретарь Марина Воробьева»

«Здравствуйте! Компания ХУZ. Светлана Дымова»

"Магазин "Руслан" слушает. Здравствуйте".

В голосе должна звучать заинтересованность. Не нужно при этом давать выхода своим отрицательным эмоциям. В голосе должна «звучать» улыбка (нужно улыбнуться самой себе, когда снимается трубка). Голос должен звучать дружелюбно.

Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.

Звонки, адресованные директору, являются приоритетными. Нельзя оставлять на линии клиента, звонящего директору. Неправильно сказать клиенту, звонящему директору «Соединяю», а затем выяснить об его отсутствии и сказать «его нет на месте».

Секретарь должен произносить: «Как Вас представить г-ну Петрову?»
Клиент: «Иванов Александр Петрович»
Секретарь: «Одну минуту, соединяю»
Он должен держать линию до тех пор, пока третья сторона не возьмет трубку. Если ожидание затягивается, секретарю нужно возвращаться к звонящему через каждые 40 секунд.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает дату и время звонка; фамилию, имя, отчество и должность звонившего; суть сообщения; по какому номеру перезвонить и когда, кому из заместителей можно переадресовать звонок, а затем докладывает руководителю.

Записывая за диктующим номер телефона, целесообразно во избежание ошибки, тут же проговаривать за ним данные.

В случае отсутствия руководителя при записи сведений о звонившем секретарь должен использовать такие фразы как: « Что ему передать?» или «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».

Для организации записей телефонных звонков желательно для каждого секретаря руководителем подготовить телефонный бланк с критериями, который позволит эффективно сортировать входящие звонки.

Телефонный бланк для секретаря

1. По какому поводу звонит абонент
2. Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения, отделы?
3. Какие темы секретарь может выяснить непосредственно у абонента?
4. В какое время вы не хотите, чтобы вам мешали («спокойные часы»)?
5. С какими лицами вас вообще не надо соединять (возможно использование записок)?
6. С какими абонентами вас следует соединять только в определенные часы?
7. С какими абонентами вас следует соединять в любое время?
8. Когда следует «пропускать» частные разговоры? С какими лицами?
9. В какое время вам легче всего позвонить?
10. Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту?

Предполагается, что звонящий в Официальное учреждение, услышав ответ с приветствием, представится. ("Доброе утро, говорит... или "Здравствуйте, это из управления...") Но если он забыл представиться, и секретарь должен передать информацию шефу, ему придется поинтересоваться в вежливой форме, кто звонил.

В этом случае уместны следующие фразы:

«Представьтесь, пожалуйста!»
«Как Вас представить?»
"Как мне передать, кто спрашивает?"
"Могу ли я передать, по какому вопросу?"

В ситуации отсутствия или занятости руководителя можно выбирать «нейтральные» извинения, стараясь не сообщать телефонному собеседнику, чем он сейчас занят. Можно использовать необязывающие формулировки, такие как:

«... в настоящее время нет на месте, но мы ждем его к 14 часам. Не могли бы вы позвонить позже?»
«... в настоящее время он очень занят. У него важный разговор. Должна ли я его прервать?»

Можно выстроить и такой диалог

Клиент:
«Добрый день! Скажите, пожалуйста, могу я поговорить с Семеном Петровичем?»

Секретарь-референт:
«Добрый день! Семен Петрович на совещании до 13.30. Он просил записывать информацию для него. Я могу узнать Ваше имя и цель Вашего обращения?»

Для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество должность и телефон сотрудника, которому переадресовывается звонок.

Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях - о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание - исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.

Если секретарю необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, он должен попросить у собеседника разрешения сделать это.

Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.

Опытный секретарь в случае отсутствия лица, интересующего звонящего, спросит после предваряющего "извините, но... " или "к сожалению..."), не может ли он позвонить повторно, постарается поточнее ориентировать его во времени; предложит передать поручение или оказать какую-либо другую помощь. Следует дать звонящему понять (и словесно, и соответствующей интонацией), что к его делу отнеслись с уважением и готовы пойти навстречу. Заставлять ждать у телефона невежливо; лучше предложить перезвонить самой, записав предварительно номер телефона.

Не нужно резко бросать трубку и не отвечать раздраженным голосом, если кто-то по ошибке набрал номер организации. Лучше вежливо ответить чем-то вроде: " Боюсь, что вы набрали не тот номер" или "К сожалению, вы ошиблись номером

Если секретарю задали вопрос, ответа на который он не знает, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»

Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации, нужно отвечать:

«Этот вопрос не в моей компетенции» или

«По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором» и т.п.

Если возникла необходимость во время телефонного разговора навести справку.В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому.

Если необходимо снять создавшееся напряжение в разговоре, необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: «Могу ли я Вам чем-то помочь?».

Иногда секретарь-референт в ходе делового диалога вынужден отказывать телефонному собеседнику. Это весьма деликатная ситуация. В ней проверяются профессионализм секретаря. Вот формулы вежливого отказа:

• Боюсь, что это невозможно...
• К сожалению, этот вопрос не имеет решения. Обстоятельства не позволяют...
• Мне жаль Вас огорчать, но факты таковы, что...
• На сегодняшний день это, к сожалению, не представляется возможным.
• Хотелось бы Вас порадовать, но ситуация такова, что...
• Боюсь, что это слишком сложный вариант...
• К сожалению, это предложение расходится с интересами моего руководителя (вариант: не учитывает) ...
• Благодарю за проявленное внимание... но, к сожалению, по объективным причинам придется...

Необходимо помнить, что в обязанности секретаря-референта входит не только вежливый отказ, но и требование искать и найти выход. Если что-то невозможно сделать или пообещать выполнить сейчас, то профессионал всегда скажет партнеру по общению, что именно он предпримет, чтобы найти приемлемое для обоих сторон решение. Например, «К сожалению, сейчас нет возможности ответить на Ваш вопрос, Михаил Иванович. Мне потребуется 40 минут, чтобы собрать информацию. Позвольте, я перезвоню Вам?»

С точки зрения телефонного этикета хорошими манерами считаются сдержанность, тактичность, доброжелательность, умение контролировать свою речь и поступки, уважительно общаться с любым партнером.

Секретарь-референт, владеющий мастерством телефонного общения, знает, что не только начало и ход разговора имеют особую важность для соблюдения делового этикета, но и его завершение. Завершающие фразы, произнесенные секретарем-референтом, должны оставить у партнера по общению приятные чувства, независимо от того, как сложился разговор, а так же желание взаимодействовать и в дальнейшем. В любом случае, как бы ни развивался разговор, дружелюбное прощание необходимо. Первым прощается тот, кто позвонил – это требование делового этикета. ). Разговор можно завершить такими словами: «Спасибо, что позвонили», «Рада была Вас слышать », «Успехов Вам» и т.п.

В компанию приходит несколько телефонных номеров. Требуется для каждого номера организовать собственное голосовое меню. В этой статье рассматривается пример как настроить сценарий IVR Oktell для решения этой задачи.

Существует несколько вариантов, при которых в вашу компанию приходит несколько телефонных номеров:

1. К серверу Oktell подведено несколько аналоговых линий. Каждая линия имеет свой телефонный номер. В этом случае физически параметр, определяющий номер на который совершен звонок на сервер Oktell не передается (аналоговая линия не имеет такой возможности), по этому о том что звонок пришел именно на этот телефонный номер мы можем только по номеру линии.
2. К серверу Oktell подведен поток Е1. По нему приходит параметр, определяющий в Oktell значение функции called ID (набранный номер)
3. К серверу Oktell подключено один или несколько SIP шлюзов (SIP провайдеров). По протоколу SIP приходит параметр, определяющий в Oktell значение функции called ID (набранный номер)
4. Комбинации перечисленных вариантов.

Все звонки, пришедшие на сервер Oktell обрабатываются главным сценарием раздела Администрирование. Главный сценарий подсвечен красным.

Создаем сценарий IVR в котором будет проводится обработка вызова.

Создаем переменную, по которой будет производиться определение номера, на который пришел звонок. Для SIP и Е1 подключений назовем переменную "CALLEDID" (набранный номер), для аналоговых линий назовем переменную "НОМЕР ЛИНИИ". Для того чтобы создать переменную установите на рабочее поле компонент "Присвоение".

После прохождения компонента ПРИСВОЕНИЕ 1, в значение созданной переменной "CALLED ID" будет занесено значение функции calledID, то есть номер телефона, на который позвонил абонент.

Следует иметь в виду, что ваш провайдер может присылать значение calledid в разном формате. Для того, чтобы выяснить это можно воспользоваться компонентом уведомление.

В уведомлении будет выводится то, что приходит от провайдера. Совершите звонки на все имеющиеся у вас номера и получите через компонент уведомление значения calledid. Именно эти значения и будут являться основанием для распределения звонков по ветвям IVR алгоритма.

Установите на рабочее поле компонент МЕНЮ. В Инспекторе свойств выберите аргумент - переменная CALLERID. Добавьте значения аргумента - ваши телефонные номера и задайте компоненты перехода. Определите в инспекторе свойств компонент для перехода (переход прочее), если значение переменной CALLEDID не соответствует ни одному из вариантов.

В зависимости от того, на какой номер пришел вызов, он будет направляться на компонент уведомление 2, уведомление 3 или уведомление 4. Дальнейшая настройка сценария определит индивидуальную настройку голосового меню для каждого варианта.

Клиенты onlinePBX делятся на две части. Одни знают, что делают. Другие начинают: хватаются за всё подряд, параллельно решают две-три задачи и забывают базовые вещи. К ним относится распределение входящих звонков по ответственным менеджерам.

Интеллектуальный менеджер контактов

ICM или интеллектуальный менеджер контактов распределяет входящие звонки между пользователями. ICM увеличивает скорость работы менеджеров - они не теряют время, выясняя и переводя клиента на ответственного коллегу. А клиенту не приходится объяснять одно и то же разным менеджерам. Выигрывают все.

Раньше ICM определял по внутренней базе: были входящие/исходящие звонки по этому номеру или нет. Если были, то АТС соединяла номер с последним менеджером. Если нет - по стандартному сценарию.

Что нового

Отдельно работало и настраивалось определение ответственного из CRM-системы. Его дольше настраивать и сложно объяснять работу по телефону, поэтому мы встроили возможность в ICM. Больше не нужно копировать ссылку из amoCRM и вставлять в настройки onlinePBX. Достаточно подключить интеллектуальный менеджер контактов и включить его в сценарий звонка.

Старый ICM после определения пользователя для перевода отправлял звонок без возврата в сценарий. Представьте, добавочный не в сети, срабатывает переадресация и звонок переводится на мобильный. Но сотрудник в роуминге, болеет, потерял смартфон - вызов уйдёт в никуда. Так будет со всеми попытками дозвониться. Клиент уйдёт, пока сотрудник вернётся на работу.

Как настроить

ICM подключается как любая другая услуга в Панели управления → Настройка . У него стандартный внутренний номер - 6100.

1. В поле Код города укажите префикс телефонного номера: 495 для Москвы, 812 для Санкт-Петербурга или 343 для Екатеринбурга. Это для тех случаев, когда оператор работает с местными номерами без кода.
2. В исключения добавьте внутренние номера, для которых правила ICM не сработают. Например, директору пришлось поговорить с клиентом, чтобы при повторном звонке клиента их не соединять - добавьте номер директора в исключения.
3. Источники делятся на два типа: доступные и активные. Их может быть четыре: база ICM, контакты из amoCRM, Битрикс24 или Мегаплан. Активные источники сортируются по очереди - сверху проверяются в первую очередь. Например, установите сначала amoCRM, а потом ICM, если хотите определить ответственного из CRM, но при отсутствии проверить по внутренней базе АТС.
4. Установите галочку, чтобы переводить звонки на пользователя и его мобильные. Снимите, чтобы дозваниваться только до внутреннего и переводить звонок в очередь или группу, когда пользователь не в сети или занят.
5. Впишите номер по умолчанию , куда переведутся звонки, если ответственный менеджер не найдётся или не подключен к АТС.

Пишите в комментариях, что думаете об обновлении интеллектуального менеджера контактов.

Давайте представим себе, что вы убеждены в важности работы с людьми из вашего «теплого» рынка - речь идет о звонках по телефону. Что происходит дальше? Каким образом работает данный подход? Методика трех звонков может быть весьма полезной, если выбрать для этого правильное время.

Большинство ключевых людей крайне неодобрительно отнесутся к идее использования данной методики без предварительной личной встречи. Если вы знаете, что они наверняка почувствуют себя оскорбленными, и если им придется делать первые звонки своим родственникам или ближайшим друзьям вместе со спонсором (даже если речь идет об очень близких друзьях), их деятельность в сетевом маркетинге, в самом прямом смысле слова, ограничится приобретением стартовых пакетов. Поэтому все 20 лет работы в сетевом маркетинге мы с женой всегда избегали пользоваться данным методом в качестве первого контакта с тем или иным ключевым лицом. Нежелание начинающего распространителя действовать подобным образом абсолютно оправдано.

Давайте разберемся в этом вопросе здраво. Нужно ли человеку, работающему в той или иной профессии или занимающему определенный пост в компании, действительно «набрасываться» на своих друзей - именно так воспринимают это ключевые люди. Если распространитель оказывается не в состоянии даже поднять трубку телефона и позвонить своим родственникам и друзьям, чтобы пригласить их на встречу или организовать презентацию с использованием аудио- и видеоматериалов у себя дома, этот человек, вероятно, не располагает качествами, необходимыми для достижения успеха в сетевом маркетинге. Конец истории. При наличии соответствующей подготовки ваши новые распространители должны всегда иметь возможность провести встречи со своими ближайшими друзьями и родственниками в отсутствии умудренного опытом спонсора, стараясь парировать возражения и продемонстрировать, что они могут работать со своими новыми распространителями. В подобной ситуации методика трех звонков крайне не целесообразна. Кроме того, при правильной подаче бизнеса на первой встрече серьезных возражений не должно возникать. Если же они возникают во множестве, этот человек вам вообще не подходит. Позвоните ему (или ей) снова через полгода. Не подключайте к работе с этим человеком вышестоящих менеджеров. Единственно приемлемый способ, если спонсор слушает несколько первых ваших разговоров с этими людьми, для того чтобы впоследствии высказать критические замечания.

Наиболее подходящее время использования методики трех звонков наступает после того, как ключевой человек получил информацию о бизнесе на презентации. Эта методика наиболее эффективна, когда человек уже ознакомился с концепцией сетевого маркетинга; если ему (или ей) понравилось то, что он услышал, однако у него есть еще некоторые сомнения - вот тогда-то и нужно подключать к этому процессу вышестоящих распространителей. Ниже приводится примерный текст разговора с серьезным ключевым лицом: «Вы задали мне действительно интересные вопросы, и, как я вам сказал, я еще недостаточно много знаю, чтобы ответить на них. Однако один мой коллега по бизнесу гораздо опытнее меня. Давайте ему позвоним прямо сейчас». На своем телефонном аппарате вы нажимаете кнопку проведения конференции, звоните своему спонсору или вышестоящему менеджеру, снова нажимаете кнопку, и вот это есть как раз то, что мы называем методикой трех звонков. Или же, если хотите, дайте этому ключевому лицу домашний номер телефона вашего вышестоящего менеджера и скажите ему (или ей), что он (она) могут звонить в удобное время. Серьезные ключевые люди обязательно позвонят.

Каждая из этих стратегий имеет свои преимущества. Вышеупомянутые конференции позволяют новому деловому партнеру понять и услышать, как заключаются сделки с ключевыми людьми. Это так же усиливает веру нового делового партнера в возможности данного бизнеса, а это порой весьма полезно для начинающего сетевика. Непосредственное общение по телефону ключевых лиц с вышестоящими менеджерами позволяет действовать более гибко с точки зрения времени и отбирать серьезных ключевых людей, «отсортировывая» тех, кто не подходит для этого бизнеса. Сам по себе факт, что тот или иной ключевой человек звонит вышестоящему менеджеру сетевика, который с ним работает, свидетельствует в определенной степени о его желании заниматься сетевым маркетингом. Марк предпочитает непосредственное общение с ключевыми людьми. Для Рене более приемлем первый способ. Важно только, чтобы оба эти методы использовались должным образом, то есть после презентации должны оставаться возможности для бизнеса ключевым людям или после просмотра ими аудио- и видеоматериалов.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТОТЕКИ

А сейчас мы расскажем вам о самом важной методике формирования и сохранения списка людей, составляющих «теплый» рынок. Обратите внимание на эту информацию, делайте все, как мы говорим, ничего не меняя, и весьма вероятно, что вы окажетесь в числе самых преуспевающих сетевиков. Через очень короткое время использование этого метода позволит вам иметь такое количество ключевых людей, что у вас вряд ли хватит времени всем им позвонить.

Приобретите 12-дюймовый ящик для картотеки. Кроме того, необходимо иметь 12 разделителей по одному на каждый месяц и 31 разделитель по одному на каждый день месяца. Можно приобрести уже пронумерованные и должным образом помеченные индексные разделители. Затем купите несколько сотен карточек, напишите на каждой из них имя ключевого человека из «теплого» рынка, рядом укажите номер телефона. Под фамилией, с левой стороны карточки, выделите графу «Дата последнего контакта». С правой стороны сделайте графу «Действия и результаты». Каждый раз, когда вы работаете с новым человеком и узнаете какой-нибудь новый номер телефона, особенно тех людей, с кем вы только что встретились и с кем вы поработали, создайте новую карточку. Безусловно, в компьютере есть соответствующие программы для организации и ведения подобной картотеки. Самое главное, четко отслеживать работу со своими ключевыми людьми. А теперь остановимся на самом главном в этой системе: начиная с этого момента, вы должны звонить каждому из этих людей каждые шесть месяцев до тех пор, пока он либо не заключит контракт, либо «умрет». Никогда, ни при каких обстоятельствах не оставляйте без внимания своих ключевых людей до тех пор, пока они не станут распространителями вашей структуры или же до тех пор, пока вы не окажетесь на их похоронах. Всякий раз, когда вы разговариваете со своими ключевыми людьми и они утверждают, что сейчас не самое лучшее время для встречи, вежливо спросите их, не могли бы вы перезвонить им позже, Практически всегда они отвечают «да». Переместите карточку на тот месяц, когда вы должны им позвонить. Ежедневные разделители используются при работе в текущем месяце. Некоторым людям необходимо перезванивать через два дня. Или же, если вам не удалось дозвониться до кого-либо, нужно переместить их карточки в файл следующего дня.

Как правило, во всех сферах экономики в Америке, Европе и Азии люди, работающие на условиях полного рабочего дня, меняют место работы каждые три - семь лет. Постарайтесь звонить своим ключевым людям обязательно раз в полгода. Каким бы категоричным ни был их предыдущий отказ, в конечном итоге может оказаться так, что вы свяжетесь с ними именно в то время, когда они ищут работу. Если предоставить людям информацию о сетевом маркетинге должным образом в тот момент, когда их перемены в жизни неизбежны, они почти наверняка станут заниматься этим бизнесом. Давайте вспомним то, что мы говорили ранее: в сетевом маркетинге очень важно обратиться к людям в нужное время. Если ваши ключевые люди готовы к переменам в жизни - даже если вы далеко не лучшим образом рассказали о маркетинге, - они, вероятно, решат попробовать.

И наоборот, если ключевые люди еще не готовы к изменению своей жизни, они, видимо, не воспримут информацию даже в том случае, если ее преподнесли очень профессионально и умело.

Стив Следа утверждает, что пользоваться подобной картотекой - одно удовольствие: «Иногда, после того как я рассказывал некоторым своим бывшим коллегам по бизнесу о возможностях сетевого маркетинга и показывал им пример логарифмического роста 5x5x5, они лишь улыбались. Некоторые из них даже смеялись и говорили: «Эй, Стив, позвони нам, когда станешь богатым!». Я именно так и сделал - позвонил абсолютно всем!»

Входящие звонки по каждой линии могут быть распределены в соответствии со своими сценариями. Их могут принимать как конкретные внутренние абоненты, так и целые группы абонентов, так называемые группы приема звонков. На основе этой функции организуются современные центры приема звонков (cool-center). Для эффективного распределения входящих звонков могут быть использованы такие функциональные возможности мини-АТС как автооператор (DISA), с возможностью до набора необходимого внутреннего номера абонента минуя секретаря, так и голосовая почта, которая, кроме того, дает возможность оставить голосовое сообщение конкретному внутреннему абоненту АТС.

Если все операторы в данный момент заняты, то вызов может быть поставлен в очередь на удержание, во время которого клиент ознакомится с последними предложениями или новостями компании, или просто послушает музыкальное сопровождение.

Исходящая связь

Каждому внутреннему определяется список линий, по которым он может осуществлять исходящие звонки. Это необходимо, во-первых, для того, чтобы равномерно распределить исходящий трафик по всем линиям, во-вторых, чтобы запретить выходы на так называемые "рекламные" линии и обеспечить свободный прием входящих звонков от клиентов.

Кроме того каждому внутреннему абоненту АТС прописывается возможность или запрет выхода на междугородние линии связи. Доступ к операторам мобильной связи также может быть запрещен или разрешен.

Если все разрешенные абоненту линии на данный момент заняты, то есть возможность "встать в очередь". Как только освободится первая разрешенная линия- абонент получит предупреждающий сигнал.

Внешнее оповещение

Данная функция дает возможность осуществить передачу голосового сообщения для всех сотрудников посредством внешних динамиков или с помощью встроенных спикерфонов системных телефонных аппаратов.

Кроме того при помощи этой функции можно дать сообщение для конкретного сотрудника о том, что его вызывают по такой-то линии. При этом сотрудник может поднять трубку на ближайшем к нему телефонном аппарате, набрать соответствующий код и ответить ожидающему его внешнему абоненту.

Режимы работы

Офисная АТС может работать в различных режимах в зависимости от времени суток. Существуют такие режимы работы, как день, ночь, обеденный перерыв или ланч. Для каждого из этих режимов может быть прописан свой алгоритм работы станции.

Тарификация разговоров

Все входящие и исходящие звонки, при необходимости, могут быть зафиксированы и тарифицированы при помощи специального программного обеспечения. Будет видно, кто из внутренних абонентов куда и когда звонил, сколько времени разговаривал. Кто принял входящий звонок и на какого абонента перенаправил. В дальнейшем эта информация может быть отобрана по интересующим параметрам и представлена в виде отчетов.

Функция DISA-OGM

Очень популярная и востребованная на сегодняшний день функция мини АТС, которая позволяет дать сообщение в линию, например: «Звонок в такую-то компанию, дождитесь ответа оператора или сделайте донабор внутреннего номера в тоновом режиме». При этом, если звонящий клиент знает внутренний номер нужного ему сотрудника компании, то он может сделать донабор, и, минуя секретаря, попасть сразу на внутреннего абонента.

Кроме того, при помощи функции DISA можно создать многоуровневое меню доступа, типа: «Наберите один, чтобы попасть в отдел продаж, наберите два, чтобы попасть в сервисный отдел и т.д.». "Дерево" функции DISA может быть достаточно разветвленным и зависит от модели мини АТС.

Функция HOLD

Предположим, что идет разговор с клиентом и для ответа на поставленный вопрос необходимо сделать паузу и проконсультироваться. При наличии офисной АТС Вам не придется прерывать разговор для наведения справки. Достаточно воспользоваться функцией HOLD, повесив абонента на удержание. Используя эту функцию, Вы сможете дозвониться до нужной службы или сотрудника по внутренней связи или внешней линии, проконсультироваться, а затем вернуться к ожидаемому абоненту. При этом абонент во время удержания будет слышать музыкальное сопровождение или информационный ролик.

«Перехват» звонка

Если сотрудник компании отлучился со своего рабочего места, а в это время у него зазвонил телефон, то Вам не нужно срываться и бежать к его столу. Воспользовавшись функцией перехвата звонка, можно со своего аппарата принять звонок, записать информацию для коллеги или ответить на вопрос клиента.

Управление домофоном и замком

Эта функция позволит на любом телефоне офисной АТС принять входящий звонок с вызывного устройства, расположенного на входной двери и дать команду на открытие электро - механического замка.

Конференц - связь

Часто возникает необходимость привлечь к разговору двух и более собеседников. Они могут являться как внутренними абонентами офисной АТС, так и абонентами внешней городской или междугородней сети. Реализовать эту задачу можно при помощи функции "Конференц - связь". Возможное количество участников такого совещания определяется моделью АТС.

Микросотовая связь

Незаменимая функция, предоставляемая мини АТС, предназначенная для организации связи в большом офисе, складе, магазине или гостинице. Особенно актуальна, когда офис расположен на разных этажах. При этом отдельным сотрудникам компании или обслуживающему персоналу гостиницы необходимо постоянно перемещаться по территории или из отдела в отдел, но, при этом, быть всегда на связи.

Решить эту непростую задачу можно путем организации микросотовой связи. Суть ее заключается в том, что по территории офиса (склада, магазина, гостиницы) расставляется необходимое количество баз стандарта DECT, подключенных к мини АТС. "Мобильным" сотрудникам раздаются радиотелефоны микросотовой связи. Каждый такой телефон имеет свой внутренний номер и является полноценным абонентом офисной телефонной станции. Теперь не составит труда быстро связаться с нужным абонентом или перевести на него звонок, где бы он в данный момент ни находился. И главное, система микросотовой связи будет автоматически отслеживать уровень сигнала и "перебрасывать" трубку при передвижении по территории с одной базы на другую не прерывая разговора.

Объединение нескольких мини-АТС в единую сеть

Предположим, что есть несколько разбросанных по Москве, России или даже миру офисов. Естественно, что не сложно связаться с каждым офисом через городскую или междугородную/международную сети. Но звонок будет воспринят как обычный входящий звонок и придется связываться через секретаря или с донабором номера. Это долго и главное затратно. С помощью цифровых мини АТС можно связать все офисы в единую телефонную сеть по каналам VoIP или ISDN. При этом сеть станет "прозрачной" и можно связаться с любым абонентом сети по короткому внутреннему номеру, где бы этот абонент ни находился.

Классификация мини АТС

Мини АТС различаются по ряду факторов:

Способом работы: аналоговые и цифровые. Цифровые станции по сравнению с аналоговыми имеют расширенный список функций, в частности к такой мини АТС можно подключить линии ISDN или поток Е1;

Базовой конфигурацией, т.е. количеством городских и внутренних линий. (например, телефонные станции Panasonic имеют следующие базовые конфигурации: 2 городских на 6 внутренних, 3 на 8, 6 на 16 и т.д.);

Максимальной конфигурацией.

Соответственно цена офисной мини АТС будет зависеть от того, станция какого типа устанавливается.

Производители мини-АТС

Мини АТС - это сложное устройство, решающее многие проблемы деловой жизни современных офисов, магазинов, гостиниц, различных учреждений.

АТС Panasonic KX-TDA30RU

АТС KX-TDA30 разработана для малых и средних организаций. Является полноценным представителем цифровых офисных телефонных станций. Как и старшие представители данного ряда Panasonic KX-TDA30 может подключаться по VoIP каналам и организовывать систему беспроводной DECT связи, что делает эту АТС особенно полезной при организации выносов, региональных филиалов, а также для телефонизации коттеджей и загородных домов.

Конструктивно АТС KX-TDA 30 выполнена в виде системного блока (размером 275х376х117 мм) с восемью слотами для установки плат расширения и имеет в первоначальной конфигурации 4 супергибридных (т.е поддерживающих функцию DXDP) порта.

Технические характеристики: